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社会组织档案管理体系构建研究

图二

图一

社会组织档案管理体系构建研究

 


档案在社会发展中扮演着重要角色,采取有效措施加强档案管理尤为关键,但是在社会生产和生活中,人们并不十分关注档案管理工作。而社会组织登记档案管理工作,显著提高了我国档案资源的利用率,相关部门有必要大力构建社会组织档案管理体系,以此推动各项工作的顺利开展。

目前,社会组织的数量及类型明显增多,国家也更加关注社会组织的科学管理,社会组织档案管理作为社会组织管理中的重要组成部分,也受到了有关部门的重视。现阶段,很多地区的民政部门均完善了社会组织登记档案管理,但是该项管理的规范性有待提高。相关部门需要建立完善的管理体系,以此保证社会组织的有序运转。

一、社會组织概述

社会组织主要指为某个目的,按照特定的原则形成的多种组织或团体,其在活动中需遵守宪法的规定,维护宪法尊严,全面落实宪法要求。政党、政府等传统形式之外的民间性组织即为社会组织,常见的社会组织有社会团体、民办非企业单位等。社会组织登记档案主要指县级以上人民政府部门,在为社会团体及分支办理各项行政业务工作中所形成的,能够考察且具有利用价值的文件材料,其涵盖的范围较广,是社会组织的重要资料信息。

二、社会组织档案管理体系现状分析

(一)政策条件

为更好的推进新时期社会组织的运行发展,在1988年之后,我国国务院先后颁布了《社会团体登记管理条例》《基金会管理条例》《民办非企业单位登记管理暂行条例》,要求民办非企业单位、社会团体、基金会一定要在民政部门进行统一登记。在2010年,我国颁布了《社会组织登记档案管理办法》,对社会组织档案登记的管理制度及相关要进行了进一步的明确以及规范,对不同社会组织的不同档案范围进行了明确。

此外,我国各省市也从自身的发展实际出发,对社会组织档案登记管理制度进行了详细的细化及制定,旨在推动省内社会组织档案管理水平的有效提高。最后,为最大程度的发挥群众对社会组织的相关诉求,提高社会自治功能,在对社会组织进行整体评估前,开始将档案管理纳入至评估体系中,作为衡量评估结果的重要指标。如此一来,各类社会组织不仅实现了体系化的清晰定位,同时也使各类社会组织可以全面的意识到自身存在的问题,有效提高了相关工作人员对档案管理工作的重视程度,这对于推进社会组织档案管理工作的发展具有重要意义。

(二)实践现状

随着我国对社会组织档案管理工作的重视,各省市各部门也愈发的意识到社会组织档案管理工作的重要意义,而为更好地推进档案工作的落实,使其更好地适应社会发展的新形势,各省市不断发挥自身的能动性,努力优化档案管理工作,进而涌现出诸多的优秀案例。

三、社会组织档案管理中的问题

(一)社会组织档案管理工作尚未形成统一规范的管理体系

文书档案和人事档案管理工作应满足规范的要求。长时间的工作实践中,要建立科学完善的管理体系,但是社会组织档案机构相对特殊,管理人员流动频繁,社会组织内部并未建立完善的治理机制,如此就阻碍了社会组织档案管理工作的顺利开展。

(二)部门缺乏档案资料收集与整理意识

现阶段,社会组织管理部门和社会组织在日常工作中并未妥善收集并整理社会组织成立及重大活动所形成的档案资料。管理部门仅仅按照要求保留相关材料,社会组织法律意识相对薄弱,并引发了档案材料遗失等问题。

(三)社会组织档案材料整理规范性有待提高

社会组织中管理人员数量十分有限,档案资料不全,人员频繁流动,很多管理人员并不具备扎实的档案管理知识,而且无法全面把握社会组织档案管理的要求及管理业务的主要内容,因此,在档案管理中,通常只是将档案材料按照类别归入档案盒中。

(四)社会组织档案管理专业人员不足

社会组织档案管理中,专业人员数量十分有限,社会组织日益发展,各级社会组织管理部门也产生了工作倦怠等负面情绪。很多社会组织管理机构并未设置专职的档案管理人员,这也降低了档案管理的规范性。

(五)档案管理硬件配置有待完善

硬件设备是保证档案存放质量的前提和基础,但很多社会组织管理部门并未建设专门的档案室,部分社会组织虽然建有档案室,但室内环境潮湿,空间狭窄,设备老化,容易使档案受损。

四、构建社会组织档案管理体系的有效策略

(一)正确处理社会组织与政府部门的关系

社会组织同机关单位和企事业机构不同,主要采取自主管理模式。社会组织需积极协调与政府之间的关系。如某社会照顾服务中心将服务社会作为工作的主要任务和目标,该阶段产生的档案充分展现了社会组织的工作概况。组织的档案工作需要接受政府定期的检查及指导,利用点档案资源为政府提供全方位的服务。也就是说,社会组织及政府之间主要为领导和被领导、服务与被服务的关系。所以,在日常工作中,社会组织应正确处理与政府的关系,为政府提供优质的档案服务,积累丰富的档案利用经验,建立更为科学完善的管理体系。

(二)优化内部档案工作制度建设

社会组织需全面考量自身条件,明确归档范围和保管期限,提高工作效率。档案行政管理部门无需对此过度干预。在确定档案归档范围及保管期限的过程中,需充分结合部门的工作要求,将档案分为机构行政档案和服务项目档案,机构行政档案主要由基础类和日常运营类组成。服务项目档案主要由管理类、服务成效类、社会影响及评价类构成。机构行政类档案可永久保管,社会组织服务项目档案可长期保管。

(三)建立特色档案,合理利用档案资源

社会组织档案综合了多种档案,在日常工作中,需充分展现社会组织的主要特点及工作内容,建立特色档案。如以老年人为目标人群的社会组织,应积极建立完善的居民健康档案和教育卫生档案,将其作为特色档案。为进城务工人员提供服务的社会组织,需建立流动人员人事档案,将其作为特色档案。在组织运行的过程中,要为老人、残疾人、妇女、儿童及其他的特殊群体提供个性化服务及帮助。同时组织也要在工作中做好服务及管理,以及与此相关的社会影响评价的收集及归档工作,以此作为特色档案。再者,组织部门要积极主动地完善档案利用,为相关人员提供档案信息查阅服务,提高服务水平。社会组织也可充分利用先进组织的经验,建立特色档案,以改进档案服务质量,促进档案管理体系的建设。

(四)积极协调社会组织内部的关系

社会组织档案内容较多,所以在档案收集中需与多个部门协调配合,且明确不同部门的职责及责任。组织设立了专门负责档案工作的部门,设定了档案工作的主要职责,其他部门则需按照要求收集特定范围内的资料,定期上交档案部门归档,这样可有效减轻管理人员的工作压力,加深工作人员的档案管理意识,建立更为完善的管理体系。

(五)提升档案管理水平

1.加强业务培训,抓好收集

要强化社会组织登记档案的收集与立卷归档工作。收集的内容包括:(1)各类社会组织登记(社会团体、民办非、基金会)成立登记材料,即社会组织申请成立过程中形成的各类材料。包括:社会组织筹备、登记申请、有关业务主管部门审核文件、社会组织章程、办公地址、法人代表等简历证明类材料。(2)各类社会组织审批材料,即社会组织登记管理机关审批社会组织的全部报表及证书等。包括:申请登记、法人登记、分支机构登记、社会组织负责人登记、团体和个人会员登记的表格,印章、会证、帐号等备案材料等。(3)各类社会组织变更和注销登记材料,包括社会组织变更、注销登记报告,变更决议,变更事项说明,业务主管部门审查或同意变更材料,清理债务完结证明及变更、注销登记材料等。(4)各类社会组织年检材料,包括:社会组织年检报告、登记表等。(5)各类社会组织行政处罚文件材料,包括:行政处罚决定书;行政复议决定书;行政诉讼判决(裁定)书等;6)其他材料,包括各类社会组织重大活动中形成的文字、声像等各类型材料。相关业务科室要对社会组织登记材料进行全面、系统、准确的收集与整理,在社会组织登记行政许可、行政审批、行政处罚、监督管理相关事项办理完畢后30个工作日内完成归档工作。档案管理机构(人员)在接收归档的文件材料时,要认真核对清点,检查文件材料是否齐全、完整。符合规定要求的,予以接收,并办理交接手续。同时,加强《档案法》、《社会组织登记档案管理办法》等相关业务档案管理工作的规定和要求的培训,积极建设数字档案管理系统,提升社会组织登记档案规范化、信息化管理水平,加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训,普及相关信息技术知识,,提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能,不断拓宽专兼职档案管理人员的知识面。

2.探索社会化模式,提升档案数字化水平

由于现存档案基本采用纸质归档模式,对于现存纸质档案的数字化建设,要积极探索社会化模式,把社会组织登记档案规范化整理服务工作列入政府采购项目,由档案专业服务机构完成档案规范化整理与数字化加工。同时加强社会组织登记电子档案与数字档案管理系统的无缝对接,积极探索民政专业档案电子档案管理新途径,做好社会组织档案业务系统数据库数据接收归档工作及登记备份工作,为社会组织登记档案的共享和利用打好基础。

3.依托“互联网+政务服务”,实现电子文件即时归档

在“互联网+政务服务”行政审批大数据背景下,基于规范化、自动化、高效率的理念。随着行政许可网上申报,“最多跑一次”等便民服务措施先后落地,社会组织登记作为行政许可事项,要积极顺应形势需要,及时开通网络申报,实现全程材料电子化申报,参照行政权力事项的相关规定,建立制定在政务服务网及自建政务平台上形成的社会组织登记档案电子文件的归档范围和保管期限表,做好政务服务网电子文件归档管理统一平台与网络审批管理平台的技术对接,确保在审批事项结案的同时,能通过一键导入的方式实时采集档案数据,实现政务服务网归档电子文件全流程管理,有效提高归档效率和质量,减轻行政审批办事与归档相关人员的工作量。


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