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探究提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

图二

图一

探究提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

 


为了有效地提升当前我国事业单位的信息化建设效果,一定要应用先进的技术手段加强档案管理信息化建设,推动我国事业单位的发展。本文首先对我国事业单位管理中存在的问题进行相关分析,并从提高人才素质、加强标准化建设、健全信息化制度管理等五个方面进行探讨,希望能够加强我国信息化建设的步伐。

一、引言

随着社会的不断发展,我国事业单位发展过程中档案管理的重要性也越来越明显。改革带来的好处逐渐明显,我们必须要进行创新,通过信息化建设的方式加强事业单位的档案管理效果,但是,目前事业单位的档案管理中还存在着很多的问题,给事业单位造成了严重的负面影响,所以一定要通过开辟信息化建设方式来促进事业单位的发展。

二、我国事业单位档案管理目前存在的问题

(一)技术手段相对落后

我国档案信息信息化建设目前是一些博物馆和图书馆在应用,而利用网络技术开展档案管理工作的事业单位数量不多,很多档案信息信息化建设不足,技术手段相对落后。我国与国外相比在事业单位信息化建设上还有一些差距,我国需要明确提高当前的档案信息服务,推动我国事业单位的发展,使档案管理更加规范和安全。在这样的情况下,我国事业单位档案信息资源的建设方向更加明晰,需要适应当前新时期的发展。目前我国对档案信息资源建设十分重视,已经推动了许多科研项目进行这项工作。但是在事业单位信息化建设的过程中国家还是缺乏基本的统筹和调控,在法律法规和制度保障上都有缺位的现象。不同地区、不同行业的事业单位进行档案信息化建设过程中还缺少着全局性的规划,没有有效的约束力,这样在网络建设和研究过程中还存在着很多的问题,影响着事业单位的正常资源应用。

(二)信息化建设观念意识有待提高

当前事业单位受到了传统的档案管理模式的影响,很多档案管理部门在进行信息建设和信息服务的过程中没有应用先进的管理模式,没有进行信息的整合整合,档案管理工作人员的观念也比较落后,很多事业单位的档案管理信息信息化建设不够主动也没有能真正地有效地参与,自己只关注本部门的档案信息管理,而并未重视全社会的档案整合,这样只能做到档案的集合,而未做到档案的真正有效应用。在进行档案信息网络设施建设上还缺乏着有效的特色服务,这样也也导致了虽然档案存取速度快,但是档案质量不高,这种情况使得档案信息化建设机制还存在着诸多问题。

(三)信息化建设标准体系建设失衡

在进行档案信息化建设的过程中,一定要重视标准化建设。在档案信息化建设过程中,一定要重视保障手段的应用,也要对每一个环节的信息进行描述、储存、查询、交换、管理和使用各个方面做出统一的标准和规范后,才能使失业档案事业单位的档案管理更加先进。在标准化建设过程中一定要有总揽性的前提和基础,更需要解决一些实际的问题否则档案信息化建设建设就无法实现。但由于历史的原因,很多档案管理人员的标准化和重视程度都不高,没有开发与应用有效地管理软件,缺乏统一的规范和标准,这样都导致信息化建设不能真正健康的发展。同时档案信息化建设是需要一个巨大的信息系统,技术型和密集型十分显著,所以技术难题也是当前事业单位需要解决的问题,在档案中也需要数字化和信息化,利用多媒体技术和数字通信技术等才能使这些技术更具有应用效果。

三、提高档案信息信息化建设的解决措施

(一)提高素质奠定人才基础

随着信息信息化建设,当前事业单位进行档案管理的人员也要增强素质,加强计算机技术网络技术的学习,不断的应用信息的采集加工等环节来提高管理人员的知识水平和业务水平。很多档案信息管理人员需要继续学习,通过在岗位上不断的实践自主培训,使技能更加靈活。此外,也要让自身的知识结构更加系统,通过掌握先进的网络知识,结合当前事业单位的自身特点及与传统的工作经验相连接使网络环境的优势挥发出来,这样在今后的事业单位档案的信息资源传递交流和利用上才能保证其安全性和可靠性,也是当前档案信息化建设机制下的一种重要的实践探索。

(二)统一管理规划建设方向

当前我国事业单位的信息化建设机制还处于初级阶段,需要逐步的探索加以完善和健全。所以在这个过程中一定要进行统一管理,有效地规范规划建设方向,通过科学的运作循序渐进地进行信息化建设机制的建设发展。我国当前的信息信息化建设还与发达国家存在着一定的差距,这时我国需要认清自己身体事业单位的实际情况,各级政府也需要高度重视,大力宣传信息信息化建设的有效性,通过不断的统筹规划,制定统一的事业单位管理方式,这样在应用信息化建设机制时候才能更符合国家的需求,通过统一管理统一部署,使信息资源能够有序的进行。

(三)增强意识健全管理体制

事业单位的信息化建设需要通过多方面的努力才能够有效地建立,增强意识才能使管理体制更加健全,不断地加强物质基础和可靠保证,才能使其有效的应用信息数字化和网络化程序。每个档案管理人员都应该有科学的信息服务理念,同时也要重视到事业单位的档案是属于全体人民,让管理者了解到档案的重要性,通过对信息资源的不断探索来保障社会体系的完备。此外,也要打破各自为政的局面,不断将更加高质量特色化的档案信息资源进行整合,使社会的信息资源体系更加完善,推动各项事业单位的发展。

(四)大力运用信息技术手段进行管理

在档案资料应用过程中,需要大量的人力、物力、财力,而随着社会生产效率越来越快,基层单位档案数量也逐渐增多,所以档案管理不能仅依靠人力进行实施,利用当前的信息技术手段和网络手段能够将档案管理领域更好地把控。通过科学化的档案管理模式来激发研发的力度和成本,使网络技术与档案管理有效地融合,通过软件和硬件的开发利用使纸质档案转化为电子档案。应用集中统一管理使其安全性得到保证,同时在档案调取和利用时也能增加及时性和高效性,并且电子化的档案更加安全,实现保密管理和高效利用。

(五)加大对信息档案资料的开发利用力度

档案资源并不是静止的资源而是需要充分利用使其更加灵活的资源。在应用的过程中,档案不仅仅是文字,更是经济效益。在社会发展过程中,一定要重视信息档案资料的开发和利用,通过有效的管理机构和部门重视挖掘档案中的信息,不断地利用信息档案资料,通过分类和盘点的方式对档案的信息进行筛查,只有这样才能针对不同的需求进行档案彻底利用。此外,在档案资料的利用过程中一定要增加民众对于信息档案的利用率,这样才能真正的做到取之于民用之于民。档案并不能只存储在管理部门,更多应该重视其有效利用,充分发挥其功能才能够促进社会的进步,推动基层单位的发展。

四、结语

档案的信息化管理在我国事业单位中使一项重要的改革项目,在新的发展形势下一定要加强信息化建设,通过多方面来促进信息化的有效性。档案资料具有真实性和历史性,是提高事业单位管理效益的重要方式,只有做好有效地、科学的规划才能完善自身信息化建设,激发工作热情,提升管理技术水平促进事业单位和社会的发展。


图三

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